Zeitfresser und Kosten reduzieren

Effiziente Meetings

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Das Arbeitsleben scheint sich so allmählich wieder zu normalisieren. Zwar bleiben Homeoffice und Videokonferenzen, aber es kommt doch zunehmend wieder zu persönlichen Begegnungen und Arbeitstreffen. Da die Präsenzzeiten im Büro weniger werden, sollten interne Meetings so effizient wie möglich sein. So können Sie Zeitfresser vermeiden.

Zeitlimits setzen

Gesetzte Zeitlimits (z. B. 30 Minuten) sorgen dafür, dass sich alle kurz fassen und auf das Wichtigste beschränken müssen. Es ist dann ein wenig so, wie die japanischen Pecka-Kucha-Präsentationen oder der berühmte Elevator Pitch bei Start-ups. Strikte Zeitgrenzen sind nicht immer hilfreich, vor allem wenn es um strategische Fragen geht, die inhaltlichen Tiefgang erfordern. Aber für operative Routinetreffen sind sie ein probates Mittel gegen Endlossitzungen.

Gemütlichkeit stoppen

Schöne große Besprechungsräume mit Getränken, Kaffee, Schnittchen und leckeren Keksen laden geradezu ein, es sich dort über eine längere Zeit gemütlich zu machen. Verzichten Sie auf dieses beliebte Zeremoniell der Old Economy. Viele Kreativ- und IT-Unternehmen gehen alternativ dazu über, Meetings nur noch im Stehen abzuhalten, direkt in der Produktion, in Labors oder in Küchentreffpunkten. Es sind Signale des schnell Vorübergehenden. Stehtische können dabei Halt bieten und als Schreibunterlage dienen.

Inhaltliche Optimierung

  • Behandeln Sie operative und strategische Fragen getrennt, um zu verhindern, dass die Besprechung vom Tagesgeschäft beherrscht wird. Sie können sich besser auf eine Sache konzentrieren.
  • Verteilen Sie Informationsmaterial rechtzeitig vor dem Treffen. So hat jeder Teilnehmer genug Zeit, um die Daten zu prüfen und in der Sitzung schnell auf die wichtigen Fragen zu kommen. Immer Mehr Unternehmen verbannen dabei Power-Point-Präsentationen. Bei Jeff Bezos von Amazon, müssen Vorlagen in Form einer kurzen Pressemeldung eingereicht werden.
  • Oftmals ist den Beteiligten nicht wirklich klar, welchen Rang die zu behandelnden Punkte auf der Tagesordnung tatsächlich haben. Sie riskieren dabei, wertvolle Zeit mit Trivialthemen zu vergeuden. Ordnen Sie die Punkte nach ihrem tatsächlichen Wert. Welchen Einfluss nimmt hier eine Entscheidung auf den Substanzwert Ihres Unternehmens? Alle Fragen, bei denen weniger auf dem Spiel steht, überlassen Sie den Mitarbeitern auf den unteren Ebenen.
  • Gehen Sie beim Streichen von Themen auf der Tagesordnung möglichst rigoros vor. Wenn die richtigen Punkte auf der Liste stehen, sollten die Beteiligten schon wissen, wie sie diese behandeln müssen. Dabei ist ein strenger Zeitplan wichtig, der genau wiedergibt, wie und wann die Sitzungsmitglieder bei jedem Punkt eine Entscheidung treffen und wer die endgültige Strategie bestimmt.
  • Sobald die Themen fest stehen, sollten mehrere Lösungsalternativen für eine Frage vorhanden sein. Achten Sie darauf, dass es sich dabei nicht um nur wenig veränderte Varianten einer einzigen Strategie handelt. Trennen Sie die Diskussion der Alternativen am besten von der endgültigen Wahl, um alle Möglichkeiten gegeneinander abgewogen zu haben, bevor der Bewertungsprozess beginnt.
  • Sie können mehr Entscheidungen in derselben Zeit treffen, wenn Sie mehrere Themen im Block erörtern. Einigen Sie sich auf gemeinsame Sprachen, Standards und Methoden, um möglichst viele Probleme in kürzerer Zeit erörtern zu können, auch außerhalb der Sitzungen. Unterziehen Sie z. B. alle strategischen Entscheidungen drei Prüfungen: Die Entscheidungen müssen a) auf Fakten beruhen, b) gegen Alternativen abgewogen werden und c) folgerichtig sein.

Copyright: BPF Best Practice Forum GmbH 

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