Der Erfolg im Mittelstand hängt häufig vom Firmeninhaber ab. Fällt dieser plötzlich aus, gerät schnell die Existenz des Unternehmens in Gefahr. Denn oftmals fehlen klare Regelungen für eine längere oder dauerhafte unerwartete Abwesenheit der Unternehmensleitung. Wer führt das Unternehmen weiter? Wie wird das Wissen an mögliche Nachfolger bzw. Vertreter weitergegeben? Wo befinden sich die zur Weiterführung des Betriebes erforderlichen Informationen und Dokumente? Ein Notfallplan kann Angehörige und Mitarbeiter unterstützen und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen in Ihrem Sinne weitergeführt wird:
Wichtige Dokumente
- Vertretungsplan: Legen Sie fest, wer Ihre Vertretung übernehmen soll bzw. Ihre Nachfolge antritt und das Unternehmen kurz- und langfristig weiterführen soll. Binden Sie auch Ihre wichtigsten Führungskräfte mit ein, die dann eine Art Krisenstab bilden können.
- Private Vollmachten: Wenn Sie plötzlich verunglücken oder erkranken und zeitweise oder dauerhaft handlungsunfähig sind, benötigen Sie jemanden, der Sie betreut. Bestimmen Sie daher selbst Ihren Betreuer, sonst übernimmt dies das Vormundschaftsgericht. Denken Sie auch an eine Patientenverfügung.
- Betriebliche Vollmachten: Statten Sie Ihren Vertreter mit den nötigen Vollmachten aus und schalten Sie ggfs. einen Notar Ihres Vertrauens ein. Da Generalvollmachten sehr weit greifen, ist es eventuell ratsam, den Geltungsbereich und die Dauer der Vollmacht individuell festzulegen. Betriebliche Vollmachten sollten auch den Zugriff auf Ihre Firmenkonten ermöglichen, um den operativen Betrieb sicherzustellen.
- Schlüsselverzeichnis: Dokumentieren Sie, wer in Ihrem Betrieb die wichtigsten Schlüssel verwaltet und wo diese verwahrt werden. So ersparen Sie Ihrem Vertreter bzw. Ihrem Nachfolger kostbare Zeit.
- Zugangsrechte: Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Passwörtern zu Ihren Computern, sonstigen Programmen und Internetportalen.
- Geschäftspartner: Listen Sie Ihre Bankverbindungen und Versicherungen auf. Hinterlegen Sie die wichtigsten Policen sowie die Kontaktdaten Ihrer Berater (Rechtsanwalt, Steuerberater, sonstige).
- Kunden- und Lieferantenverzeichnis: Notieren Sie Ihre wichtigsten Kundenverbindungen mit Aufträgen, Vereinbarungen und Besonderheiten, die sich aus einer möglichen langjährigen Geschäftsbeziehung ergeben haben. Das gilt auch für Ihre wichtigsten Lieferanten.
- Projektdokumentation: Für größere Aufträge mit Projektcharakter ist es sinnvoll, Statusberichte und eine Übersicht über Verträge, amtliche Dokumente etc. zu erstellen. Dokumentieren Sie, wo sich diese im Betrieb befinden.
- Bilanzen: Dokumentieren Sie, wo Sie Ihre Jahresabschlüsse aufbewahren. Erstellen Sie zusätzlich aktuelle Vermögensaufstellungen (z. B. Immobilien).
- Strategie: Hinterlegen Sie Ihre unternehmerischen Überlegungen und Geschäftsideen, auch die, die Sie noch nicht realisiert haben.
- Testament: Achten Sie darauf, dass Ihr Testament Ihrem Gesellschaftsvertrag nicht widerspricht und prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Testament und die Nachfolgeregelung im Gesellschaftsvertrag angepasst werden müssen.
Notfallordner
Ein Notfallordner hilft Ihnen, an alle notwendigen Regelungen zu denken und die wichtigsten Dokumente zentral abzulegen, damit Ihr Betrieb im Notfall auch weiterläuft. Er enthält einen Handlungsplan und alle wichtigen Vordrucke. Einmal ausgefüllt, sind Sie für den Notfall gut gerüstet.